Документ по образцу
Коммерческое предложение, отчёт, презентация: как разложить сборку документа на шаги и что подготовить заранее.
По сохранённому образцу портал может собирать коммерческие предложения, отчёты и презентации. Исходные данные приходят из формы, файлов и базы знаний; результатом служат готовые файлы.
Что подготовить заранее
Соберите примеры. Десяток-другой прошлых работ в том виде, в каком их сдавали: расчёт, презентация, исходный бриф. По ним можно задать структуру и оформление результата.
Положите их в папку базы знаний. Отдельную, под этот тип задачи: папки базы знаний.
Опишите правила, которые обычно держат в голове. Ставки, нормы, порядок разделов, что писать нельзя. Тоже файлом в ту же папку.
Возьмите файл-образец, если результат должен быть в вашем оформлении: таблица с формулами, презентация в фирменном стиле.
Как это раскладывается на шаги
Длинный документ не собирают одним шагом. Его делят так, чтобы каждый шаг отвечал за одну понятную часть и оставлял после себя файл.
Типичное разделение выглядит так:
- Разобрать присланный бриф — что именно просят.
- Поднять похожие прошлые работы из базы знаний.
- Посчитать смету или собрать таблицу.
- Написать текстовую часть.
- Собрать итоговый документ в нужном формате.
Рабочая папка целиком переходит от шага к шагу: то, что создал третий шаг, доступно четвёртому. Поэтому в каждом шаге пишут не только промт, но и инструкцию по выводу — какой файл должен появиться.
На странице задачи каждый шаг показан отдельно, с длительностью и числом созданных файлов. Если задача завершится ошибкой, будет видно, на каком шаге это произошло.
Что запрашивать у сотрудника
Всё, что меняется от запуска к запуску, выносится в параметры формы: файл брифа, название клиента, срок, отрасль. Всё, что не меняется, остаётся в промте шага или в базе знаний — иначе сотрудник будет заполнять одно и то же каждый раз.
Что получится
Файлы появятся на странице задачи под заголовком «Результаты:». Форматы зависят от того, что попросили в шагах: таблица, презентация, документ, отчёт для просмотра в браузере. Подробнее — результаты задачи.
Доводка
После проверки результата исправьте промты шагов и повторите запуск. Изменения опубликованного типа сохраняются в истории версий.
Отзывы сотрудников о запусках доступны в разделе обратной связи.
Если что-то пошло не так
- Шаг отработал, а файла нет. Портал не проверяет, что файл появится, — он показывает то, что шаг реально создал. Уточните инструкцию по выводу: назовите файл и путь.
- Результат каждый раз разный по структуре. Значит, структура задана только словами. Добавьте файл-образец в базу знаний и сошлитесь на него в промте.
- Задача идёт слишком долго или обрывается. У каждого шага свой предел времени и число ходов; длинный шаг стоит разделить на два. Настройки — на вкладке «Шаги».