Регулярная сводка
Автоматический запуск сводки по расписанию и отправка результата получателям.
Сводку по отделу, материалы к регулярной встрече или обзор изменений можно запускать автоматически по расписанию.
Как это устроено
Расписание — это сохранённый запуск: выбранный тип задачи, заполненная за сотрудника форма, время срабатывания и список получателей. В назначенный час портал создаёт задачу сам, а когда она завершится, отмеченные получатели получают письмо.
Созданные так задачи видны в общем списке с пометкой «Cron»; щелчок по ней открывает само расписание.
Что нужно решить до настройки
Кому и как часто. Одна сводка — одно расписание. Шести отделам нужно шесть расписаний со своими получателями, даже если тип задачи у них общий.
За какой период. Параметр-дата умеет быть относительным — «последние семь дней» — и пересчитывается на каждом запуске. Календарная дата так не пересчитывается: её выставляют один раз, и она останется прежней.
Откуда брать материал. Задача видит то, что уже лежит в базе знаний. Если сводка должна опираться на выгрузку из вашей системы, выгрузка обязана попасть в папку до срабатывания расписания — загрузкой из внешней системы или руками.
Что приложить к каждому запуску. Файлы, добавленные в само расписание, копируются во входные файлы каждой созданной задачи. Так можно передавать один и тот же образец оформления.
Подстановка времени в текст
В значениях параметров расписания работают подстановки вида «текущая дата»: они считаются по часовому поясу расписания, а не по поясу того, кто его открыл. Это важно, когда получатели сидят в разных городах.
Что происходит при сбоях
Если предыдущая задача этого расписания ещё выполняется, очередной запуск пропускается, а не встаёт в очередь. Расписание раз в час на задаче, которая идёт полтора часа, будет срабатывать через раз.
После нескольких неудачных запусков подряд портал отключает расписание, убирает дату следующего запуска и отправляет письмо создателю. После исправления ошибки расписание включают вручную.
Расписание создателя, которого деактивировали, тоже перестаёт срабатывать.
Кто увидит результат
Задача, созданная расписанием, доступна её владельцу и получателям расписания — даже если видимость выставлена в «Приватная». Остальные сотрудники её не увидят.
Если что-то пошло не так
- Письмо не пришло, а задача выполнена. Проверьте список получателей в расписании: письмо уходит только отмеченным.
- Сводка каждый раз про один и тот же период. Параметр-дата задан календарной датой, а не относительным периодом.
- Расписание не запускается. Оно могло отключиться после серии неудач — откройте его и посмотрите, включено ли оно и стоит ли дата следующего запуска.
- В сводке нет свежих данных. Материал не успел попасть в базу знаний или ещё обрабатывался в момент запуска: обработка файлов.