Чего портал не делает
Ограничения портала: источники данных, задержки обработки и обязательная проверка результата человеком.
Перед настройкой проверьте источники данных, допустимое время выполнения и порядок проверки результата.
Задача не запрашивает данные из внешних систем
Задача видит ровно три вещи: файлы и значения, введённые на форме запуска; папки базы знаний, прикреплённые к типу задачи; выбранные дополнительные источники. Ничего больше.
Материалы попадают в базу знаний одним из трёх способов: их загружает человек, их отправляет внешняя система, или папка наполняется сама из подключённого хранилища по расписанию.
Поэтому свежая выгрузка должна оказаться в папке до запуска задачи. Расписание, срабатывающее раньше выгрузки, соберёт сводку по вчерашним данным и никак об этом не сообщит.
Только что загруженный файл ещё не участвует
После загрузки портал разбирает файл, и до конца разбора задачи его не используют. У больших документов и записей это заметно. Состояния файлов и что с ними делать — обработка файлов.
Файл, загруженный внешней системой, может быть отложен на проверку, если внутри найден текст, похожий на постороннюю инструкцию. Такой документ не попадёт в задачи, пока администратор его не разберёт.
Задачи выполняются не мгновенно
Задача из нескольких шагов идёт минутами, а не секундами: каждый шаг читает материалы, собирает свою часть и оставляет файлы следующему. Это нормальный режим работы, а не признак неполадки. Что показывает страница задачи, пока она идёт, — ход выполнения.
Если время принципиально — режьте шаги мельче и уменьшайте объём материалов, а не ждите ускорения от портала.
Портал не заменяет учётную систему
Портал готовит документы и разборы по тем материалам, что ему дали. Он не хранит справочники контрагентов, не ведёт сделки и не согласует документы по маршруту — этим по-прежнему занимаются ваши системы. Полезная связка выглядит так: выгрузка из вашей системы попадает в папку базы знаний, а портал собирает по ней документ.
Для разовой работы настройка может не окупиться
Настройка типа задачи — это форма, шаги, подобранные материалы и несколько кругов доводки. Ради одного документа это не окупается: быстрее сделать его руками. Порог, после которого настройка себя оправдывает, — работа, которая повторяется и будет повторяться дальше.
Результат — черновик
Портал не принимает работу за сотрудника. Проверить факты, цифры и формулировки должен человек — особенно там, где документ уходит наружу. Через оценку результата сотрудник сообщает администратору, какие типы задач требуют правки.
Качество требует ручной настройки
Качество растёт двумя способами: правкой образца (промты шагов, форма, инструкции по выводу) i пополнением базы знаний. Каждое изменение опубликованного типа попадает в историю версий, где можно вернуться к прежней версии. Само по себе, без правок, ничего не улучшится.
Что делать, если сценарий не подошёл
Разберите его на части. Например, портал может разобрать входящие документы, а окончательное решение оставит человеку. Начните с той части, которую делают чаще всего, — какая работа подходит.