Библиотеки пользователей
Личные библиотеки пользователей со стороны администратора: место, отложенные файлы и доступ задач к ним.
У каждого пользователя может быть личная библиотека с закрытыми от коллег документами. Администратор видит занятое место и может разбирать отложенные или ошибочные файлы.
Меню — «Библиотека → Пользователей». Заголовок страницы — «Библиотеки пользователей», подпись — «Просмотр и модерация пользовательских библиотек файлов».
Кто сколько занимает
В списке — только те пользователи, у кого библиотека уже заведена. Если библиотек нет ни у кого, портал пишет «Нет пользователей с библиотеками». По каждому видно число папок, число файлов и столбец «Использовано / Квота»: полоса занятого места и процент рядом с ней.
Полоса меняет цвет сама: она становится жёлтой, когда занято больше 80 % квоты, и красной — когда больше 95 %. Это единственный сигнал о том, что пользователь скоро упрётся в предел.
Поле «Поиск по email...» сверху ищет по адресу. Строка кликается — открывается библиотека этого пользователя.
Про место
По умолчанию каждому пользователю отведён 1 ГБ. Когда файлы перестают помещаться, портал просто не принимает новую загрузку — пользователь увидит отказ, а в этом списке полоса покажет, сколько места уже занято.
Изменить размер квоты на этой странице нельзя: она только показывается. Если пользователю нужно больше места, договоритесь, что удалить, — либо обратитесь к тому, кто настраивает портал.
Библиотека одного пользователя
Наверху — заголовок «Библиотека пользователя» с его адресом, под ним занятое место: «Использовано:» и «Квота:» с той же цветной полосой. Ниже — таблица папок: «Папка», «Описание», «Файлов» (с той же разбивкой по статусам значками, что и в общей базе знаний), «Создана» и «Действия».
Над таблицей — «Поиск по имени папки...». Если пользователь ещё ничего не создал, портал пишет «У пользователя нет папок».
В столбце «Действия» две кнопки:
- «Редактировать» — окно «Редактировать папку»: «Название» (3–100 символов) и «Описание» (10–500 символов); оба обязательны, сохранить с пустым описанием портал не даст. Пользователь увидит изменения у себя, поэтому правьте только то, что мешает работе — например, название, по которому папку невозможно узнать.
- «Удалить» — удаляет папку вместе с содержимым. Портал переспросит: «Удалить папку «…» и все её файлы?». Это чужие документы, и восстановить их из портала нельзя.
Клик по строке открывает содержимое папки.
Документы внутри папки
Список файлов устроен как в общей базе знаний, но столбцы другие: «Файл», «Размер», «Summary», «Статус», «Действия». Если файлов нет — «Нет файлов в папке».
Статусы здесь называются чуть иначе, чем в общей базе знаний: «Готов», «Ожидает», «Обработка», «Ошибка» и «Флаг» — последнее означает то же самое, что «Подозрительный» в общей базе знаний. Что делает портал с такими документами, описано на странице Обработка документов. Под именем файла может стоять жёлтая строка с пояснением: такой файл в задачи не попадает.
Действия в строке:
- «Одобрить файл» — появляется только у отложенных. Портал снимает флаг и ставит файл в очередь на обработку заново, отвечая: «Файл одобрен и поставлен в очередь на индексацию».
- «Повторить генерацию сводки (.md)» — появляется у файлов с пометкой
summary: error: текст есть, а краткое изложение по нему составить не удалось. - «Удалить» — удаляет файл из библиотеки пользователя. Подтверждение обязательно.
Файлы в списке не открываются
Имя файла не кликается, значка скачивания в строке нет, а поиск по папке ищет только по именам файлов («Поиск по имени файла...» вместо «Поиск по файлам...»). Модерации это не мешает: одобрить или удалить отложенный документ можно, не открывая его.
Как личная библиотека попадает в задачу
Сама по себе личная библиотека в задачах не участвует. Это включается в типе задачи: «Задачи → Конструктор», вкладка «Настройки», переключатель «Личная библиотека» с пояснением «Позволяет пользователям прикреплять папки из личной библиотеки документов».
Когда переключатель включён, под ним появляется поле «Максимум папок библиотеки»: сколько своих папок пользователь сможет приложить к задаче. По умолчанию 3, подпись под полем — «От 1 до 10 папок на задачу».
Папки к задаче пользователь выбирает сам — вы их не привязываете. Общая база знаний работает независимо: она подключается к типу задачи отдельно, см. Папки и документы.
Документы личных библиотек проходят ту же обработку и попадают в тот же поиск: на странице Поиск по базе знаний их папки посчитаны в строке «Папки индекса (включая пользовательские)».
Если что-то пошло не так
Пользователь жалуется, что не может загрузить файл. Посмотрите его строку в списке: если полоса красная, место кончилось. Портал не принимает загрузку, когда файлы перестают помещаться в квоту.
Пользователь говорит, что задача не видит его папку. Проверьте две вещи: включён ли в этом типе задачи переключатель «Личная библиотека» и не превышен ли предел «Максимум папок библиотеки». Затем — статус файлов в папке. Документ со статусом «Флаг» в задачу не попадёт никогда. С «Ошибкой» зависит от того, где сорвалась обработка: если из файла не удалось извлечь текст — задача его не увидит; если текст извлёкся, а не получилось только краткое изложение — увидит.
Файл висит со статусом «Флаг». Пока он отложен, задачи его не увидят. Посмотрите жёлтую строку под именем файла — там сказано, что портал заподозрил, — и решите: «Одобрить файл», если причина безобидная, или «Удалить», если нет. Когда по имени файла и этой строке решить нельзя, спросите сотрудника, чей это файл.